La organización en las empresas no importa el tamaño, es la clave para obtener un nivel de rendimiento más que óptimo con el cual su único auguro es el de obtener los resultados deseados, metas cumplidas y proyectos terminados. Es por eso que compañías como Google han diseñado herramientas para facilitarnos el acceso a la información, el trabajo colectivo y la comunicación. Tal es la razón de existencia de “Google Workspace” (Anteriormente conocido como G-suite) La cual con una variedad de aplicaciones y recursos digitales promete al usuario una experiencia de trabajo colectivo que excede las expectativas más exigentes… pero a todo esto ¿Qué es Goole Workspace?
Bien, Google Workspace es una plataforma digital implementada en el ecosistema de Google en el cual podremos encontrar una galería de aplicaciones y herramientas que permitirán al usuario final trabajar en colaboración con todos los integrantes de uno o varios equipos; existen 2 versiones, Business y Education que varían una de la otra sólo en la implementación de apps diferentes específicamente diseñadas para cada caso de uso en específico.
Si deseas saber más información específica de cada una, te compartimos la liga de nuestra página web para cada una
https://tecnologiaintegrada.com.mx/google-workspace-empresas/
https://tecnologiaintegrada.com.mx/google-workspace-for-education/
Hoy hablaremos en específico de “Google Workspace for Business”
El cual cuenta con las apps: Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Docs, Slides, Sheets, Keep, Sites y Forms; cada una implementada
Se pueden comprar los planes Business Starter, Business Standard y Business Plus para un máximo de 300 usuarios. No existe un límite máximo o mínimo de usuarios para los planes Enterprise.
Los clientes de Google Workspace podrían tener acceso a funciones adicionales durante un periodo promocional limitado.
* Google Workspace proporciona un almacenamiento conjunto flexible por usuario que se comparte en toda la organización. Los clientes del plan Enterprise disponen de 5 TB de almacenamiento conjunto por usuario. En caso de ser necesario, pueden solicitar almacenamiento adicional comunicándose con el servicio de Atención al cliente de Google.
A continuación, enlistaremos una selección de 11 TIPS que ATI Tecnología Integrada ha curado para explotar el potencial de dicha plataforma a la par que iremos explicando varias de las funciones de la misma
1- ADJUNTA DOCUMENTOS PESADOS USANDO DRIVE Y GMAIL
Esta herramienta te permitirá enviar y recibir archivos pesados alojados en tu cuenta personal de Drive y Gmail (que, a colación, ahora cada usuario del equipo tendrá su propio correo con el @ propietario de la institución, esto con el fin de darle una identidad a la empresa)
Entonces, tenemos que por default Gmail nos da un límite de carga de archivos de 25mb, esto puede resultar un problema para los usuarios normales del ecosistema de Google. Para Workspace la solución consta en cargar el archivo que excede los límites de Gmail a la cuenta institucional de Drive del usuario y obteniendo de ahí la opción de enviar el archivo por medio de Google, esto generará un mail con el archivo alojado en Drive; sólo recuerda que debes tener los permisos de editor al archivo que quieras enviar de otra manera no será posible realizar la tarea en cuestión.
Solo recuerda que aún así tienes un margen de 100GB por archivo, es más que suficiente, pero es necesario tenerlo en mente.
2- OBTEN TUS TASKS DEL DÍA ENVIADOS POR MEDIO DE GMAIL DÍA A DÍA
Con el ajetreo de una vida ocupada en el porvenir de la modernidad líquida es fácil perderle la pista a los tasks que tienes pendientes o de los proyectos y sus fechas límite de entrega, es por esto que Google ha implementado este servicio por medio de las apps “calendar y Gmail” en el cual el o los administradores de los proyectos programará los tasks a cumplir en el calendario ligado a todos los usuarios de un proyecto o la empresa y el cual cada usuario podrá solicitar que se les sea enviado su carga de trabajo siguiendo la ruta que copiaremos a continuación: Ajustes de Google Calendar > Otras notificaciones > Agenda diaria
3- CONEXIÓN A MEET POR MEDIO DE TELÉFONO
¿Tienes una junta muy importante y se te fue el internet o te encuentras atorad@ en el tráfico, en el metro o se te acabaron los datos? No hay problema, Google integra el servicio de llamada por teléfono para integrarte sin problema alguno. Sólo sigue estos pasos:
Haz que Meet llame a tu teléfono
Desde un país compatible con llamadas de salida, puede usar Meet para llamar a números de teléfono. Si su organización activa Meet Global Dialing, puede usar Meet para llamar a más números internacionales.
Elige una opción:
-Si estás en la reunión, haz clic en Más Más y luego en Usar un teléfono para el audio.
-Si estás en la sala verde de una reunión, a la derecha, haz clic en Unirse y use un teléfono para el audio.
Sugerencia: si se encuentra en un dominio diferente al del propietario de la reunión, es posible que alguien en la reunión deba aprobarlo.
Ingresa tu número telefónico.
Sugerencia: para guardar su número para futuras reuniones, marque la casilla Recordar el número de teléfono en este dispositivo.
-Haz clic en Llámame.
-Cuando se le solicite, presiona 1 en tu teléfono.
Marcar por teléfono
Elige una opción:
-Si estás en la reunión, haga clic en Más Más y luego en Usar un teléfono para el audio.
-Si estás en la sala verde de una reunión, a la derecha, haga clic en Unirse y usar un teléfono para el audio y luego Marcar.
Sugerencia: si te encuentras en un dominio diferente al del propietario de la reunión, es posible que alguien en la reunión deba aprobarlo.
-Marque el número que se muestra.
-Una vez conectado, ingrese el pin seguido de la tecla #.
-Cuando se le solicite, presione 1 en su teléfono.
Algo un poco laborioso pero que te puede sacar de un apuro, sin duda alguna.
4- CREA CANALES DE COMUNICACIÓN ESPECÍFICOS A TEMAS O TASKS POR MEDIO DE CHATS
La app “Chats” de Google permite al usuario comunicarse de forma privada, individual o colectiva con los demás miembros de la empresa, es como una app de chat normal solo que con la integración del ecosistema de Google. Los pasos son los siguientes:
Para crear una sala, abra Google Chat y haga clic en el botón + junto a Chat o Salas. Luego, seleccione Crear una sala, escriba el nombre de su sala preferida y el nombre o correo electrónico de una persona o grupo que desea invitar. En la parte superior izquierda de la ventana emergente, puede hacer clic en el botón + junto al emoji para personalizar el avatar de la sala.
Sencillo y muy útil ¿no crees?
5- CONVIERTE IMÁGENES A TEXTO UTILIZANDO LA HERRAMIENTA “ESCANER DE DOCUMENTOS” DE GOOGLE DRIVE
Importante: Google respeta tu privacidad y no usa tu contenido de Drive para publicidad. Más información sobre cómo Drive protege tu privacidad.
– Abre la app de Google Drive Google Drive.
– En la esquina inferior derecha, presiona Agregar
– Presiona Escanear Scan.
– Toma una foto del documento que quieras escanear.
– Para ajustar el área escaneada, presiona Recortar Recortar.
– Para tomar la foto de nuevo, presiona Volver a escanear la página actual Actualizar.
– Para escanear otra página, presiona Agregar +.
– Para guardar el documento terminado, presiona Guardar y Listo.
6- EDITA DOCUMENTOS DE FORMA COLECTIVA CON TODO TU EQUIPO
Esta característica es sencilla, pero muy útil a la hora de colaborar con tu equipo en la creación de una presentación o documento, se permiten 10 editores a la vez y 200 usuarios visualizando el documento al mismo tiempo.
Basta con crear el documento en cuestión. Ya sea DOCS, SHEETS o SLIDES y en el extremo derecho verás la opción de compartir, ahí podrás agregar los integrantes a editar y los integrantes que visualizarán, por cierto, no te preocupes de enviarle una invitación a cada uno, esto se hará en automático por medio de la app Gmail.
7- CONVIERTE ARCHIVOS DE MICROSOFT A GOOGLE DOCS, SHEETS O SLIDES
La indicación es subir el archivo a convertir a tu cuenta de Drive y dar clic en “Guardar como” … A continuación, se generará un documento de Google que podrás trabajar e incluir en el ecosistema para futuras referencias.
8- ELIMINA UN MAIL QUE RECIEN ENVIASTE
Esta debe ser una de las características más poderosos de Google ya que somos humanos y está en nuestra naturaleza errar, por lo cual, si te equivocaste de receptor del correo u olvidaste adjuntar un archivo o cualquier otra cosa, al enviar el mail en cuestión te aparecerá en el extremo inferior derecho de la pantalla un cuadro gris con la opción “deshacer”, si das clic ahí el correo no se enviará. Sólo recuerda que tienes una ventana de 5 a 30 segundos para recordar que todo este en orden, de lo contrario el correo se enviará con el error cometido.
Sigue estos pasos para incrementar o disminuir esta ventana de tiempo:
-En su computadora, vaya a Gmail.
-En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración y luego en Ver todas las configuraciones.
-Junto a «Deshacer envío», seleccione un período de cancelación de envío de 5, 10, 20 o 30 segundos.
-En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
9- ENVIA INVITACIONES DE REUNIONES POR MEDIO DE MEET, CALENDAR y GMAIL
Para programar una reunión de trabajo basta con ser administrador de un proyecto y programar en la app “Calendar” la fecha, motivo e integrantes de la reunión, esta invitación será recibida automáticamente por los participantes por medio de un correo automáticamente enviado por la plataforma, en este correo se encontrará la liga de ingreso a la reunión en cuestión
10- AMPLIA TU ALCANCE DE BÚSQUEDA CON GOOGLE CLOUD SEARCH
Cloud Search es parte de Google Workspace y también se integra a la perfección con otras aplicaciones de Google Workspace, lo que le brinda lo mejor de la búsqueda empresarial. Esto te permite realizar búsquedas exhaustivas en todo el contenido de su empresa, desde Gmail hasta Drive, sheets, slides y más. Cloud Search también puede responder a sus consultas y hacer sugerencias relevantes para ayudarte con tus diligencias diarias.
11- MARCA COMO IMPORTANTE UN EMAIL QUE TU ENVIAS
Abre Gmail.
Haz clic en Redactar.
Añade los destinatarios.
En el campo Asunto, añade un descriptor; por ejemplo:
[URGENTE][RESPONDER ANTES DEL 1 DE DICIEMBRE][SE REQUIERE APROBACIÓN]
Nota: Puedes pegar una marca de exclamación roja «❗» antes del descriptor para marcar como importante el correo.
Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.
En ATI Tecnología Integrada es nuestra misión brindarle lo mejor de la tecnología y la era de la información a nuestros clientes, esto con el fin de potencializar sus proyectos y dar el siguiente paso en la constante búsqueda de fortalecer los esfuerzos y materializar resultados.
¡Contáctanos para más informes si te interesa implementar esta solución en tu empresa!
